Het verbeterinitiatief van Cecilia Brands
Ben jij ook bezig met een verbeterinitiatief in de zorg? Dan weet je dat een verandering op de werkvloer niet 1,2,3 bereikt is. Als hulpmiddel gebruiken we sinds kort ‘De Ladder’, een model van gedragswetenschapper Ben Tiggelaar. Cecilia Brands (31) schreef een praktische samenvatting van zijn boek, ontwierp een visual en maakte een invulschema voor het schrijven van een plan van aanpak.
Arts-assistent Cecilia was aan het re-integreren van een burn-out, toen de coronacrisis uitbrak. Vanuit huis deed ze op dat moment wat ondersteunende taken voor TalentCare. Haar manager Wouter vroeg of ze geen verbeterinitiatief wilde oppakken. Interessant, dacht Cecilia, zo kon ze toch een directe bijdrage leveren aan zorgverbetering. Een verbeterinitiatief bedoeld als ondersteuning van andere verbeterinitiatieven.
Het verbeterinitiatief: samenvatting van een model voor gedragsverandering op de werkvloer?
Wouter vroeg Cecilia of ze een samenvatting wilde schrijven van De Ladder van Ben Tiggelaar. Dit is een model om jezelf en eventueel je collega’s nieuwe gewoontes aan te leren. Tiggelaar bundelt bekende gedragstheorieën in een kort stappenplan. “De Ladder bestaat uit drie treden”, legt Cecilia uit. “De bovenste tree is het doel dat je nastreeft. Bijvoorbeeld: ik wil me fitter voelen.”
Ze vervolgt: “De tweede tree is het gedrag dat nodig is om dat doel te bereiken. Dat gedrag moet je helder en concreet formuleren. Bijvoorbeeld: elke keer dat ik kan kiezen tussen de lift en de trap, kies ik voor de trap. De laatste tree is de support. Wat heb je nodig om die gewoontes vol te houden? Denk aan een sportbuddy of reminders op je telefoon.”
Volgens Tiggelaar is dit de manier om blijvende veranderingen te realiseren. Ook geeft hij in zijn boek tips voor succesvol verandermanagement. “Mijn samenvatting kunnen collega’s gebruiken als handleiding om een verbeterinitiatief op te zetten”, stelt Cecilia.
“Als jonge, idealistische zorgverlener stuit je weleens op weerstand van collega’s”
Waarom dit verbeterinitiatief nodig was
Deze stappen en tips gelden ook als je aan de slag gaat met een verbeterinitiatief, gelooft Cecilia. Eerder gebruikte TalentCare ook een handleiding voor de verbeterinitiatieven, maar die mocht wel wat concreter worden, vonden veel zorgverleners. Succesvol verandermanagement is voor veel starters in de zorg nieuw. Tijdens je studie leer je daar weinig over, volgens Cecilia.
“Na je afstuderen begin je vaak met een frisse blik op een nieuwe werkplek”, weet ze. “Je ziet allemaal verbeterkansen. Waarom gaat het hier zo? Kan dat niet handiger?” Wat ze ook heeft gemerkt: als jonge zorgverlener kun je op weerstand stuiten bij collega’s. Zij werken al langer in organisatie, zijn ouder en denken misschien: “Dat gaat hier nu eenmaal zo.” Of je krijgt het zo druk met werk dat je niet meer aan je verbeterdoel denkt.”
Daarom is een geheugensteuntje in de vorm van een samenvatting handig. Met haar initiatief wil ze haar collega’s concrete handvatten bieden om de verbeterinitiatieven te laten slagen. “We moeten blijven streven naar verbetering.”
Hoe Cecilia te werk ging
“Ik heb eerst het luisterboek geluisterd en aantekeningen gemaakt”, vertelt de arts-assistent. “Daarna heb ik het boek nog een keer doorgelezen. En ik dacht: de metafoor van de ladder leent zich goed voor een visual. Dat is nog compacter dan alleen een tekstuele samenvatting.”
Dus maakte ze een plaatje waarbij je de ladder in één oogopslag ziet. Dat kun je als geheugensteuntje op je bureau leggen of meenemen naar teamvergaderingen. Cecilia puzzelde wat met het plaatje in Paint en schakelde daarna een vriendin in, die grafisch ontwerper is.
Op de achterkant van de visual heeft Cecilia een invultabel gemaakt, die haar collega’s kunnen gebruiken voor het opstellen van hun plan van aanpak. “Alle vragen die in het boek gesteld worden, heb ik onder elkaar gezet. Zo kun je stapsgewijs een plan maken voor je verbeterinitiatief: met je doel, het gewenste gedrag en de benodigde support.”
Het vervolg van Cecilia’s verbeterinitiatief
Momenteel legt Cecilia de laatste hand aan de invultabel. De samenvatting is af, de visual moet nog in de huisstijl van TalentCare gegoten worden. “Het is de bedoeling dat nieuwe collega’s het document in september ontvangen.”
“Ik ben wat minder streng voor mezelf geworden”
Haar favoriete tips van Tiggelaar
Op persoonlijk vlak heeft Cecilia veel opgestoken van Tiggelaars tips. De belangrijkste les? “Onderscheid leren maken tussen prestatiedoelen en ontwikkeldoelen”, noemt ze. Een prestatiedoel is bijvoorbeeld: ik ga promotie maken. Terwijl een ontwikkeldoel is: ik ga zoeken naar manieren waarop ik nog beter kan functioneren. Bij een ontwikkeldoel ervaar je fouten volgens Tiggelaar niet als een stap achteruit, maar als een stap vooruit in het proces. Prestatiedoelen zijn ook goed, maar vooral als je iets al kunt. Als je iets nieuws wil leren, dan werken ontwikkeldoelen vaak beter.
“Ik dacht altijd alleen in prestatiedoelen”, vertelt Cecilia. “Ik moest van alles van mezelf. Dat heeft zeker bijgedragen aan mijn burn-out. Nu ben ik wat minder streng voor mezelf. Ontwikkeldoelen zijn realistischer en halen de druk van een taak af. Dat geeft rust.”
Ook oefende Cecilia met het loslaten van haar perfectionisme. Het moeilijkst van het hele proces vond ze dan ook het zetten van een streep onder haar samenvatting. “Ik wil zo’n document overcompleet maken. Uit angst dat ik iets belangrijks vergeet. Maar het idee van een samenvatting is juist dat ‘ie bondiger is dan het boek zelf”, besluit ze met een grote lach.
