“Ook kleine veranderingen kunnen veel verschil maken” - TalentCare

“Ook kleine veranderingen kunnen veel verschil maken”

Het verbeterinitiatief van Anja Haker.

Het woord ‘verbeterinitiatief’ kan best spannend klinken. Dat vond ook ANIOS Anja Haker (27) toen ze net bij TalentCare begon en hoorde dat je ruimte kreeg om een verbeterinitiatief te starten. Haar eerste gedachte: nu moet ik iets heel origineels en groots verzinnen. Maar dat is helemaal niet nodig, merkte ze al snel. Haar verbeterinitiatief – een inwerkdocument voor nieuwe collega’s – kostte relatief weinig tijd, maar maakt een hoop verschil.

Van Limburg tot Noord-Holland: de zorgorganisatie waar Anja haar verbeterinitiatief uitvoerde, heeft verpleeghuizen door het hele land. Er is niet altijd op elke plek een arts aanwezig. Toch zijn er soms kwesties die niet kunnen wachten. Denk aan een cliënt die acuut ziek is geworden, hoge koorts heeft of ineens slecht reageert op medicijnen.

Om die cliënten toch te helpen, bedacht de zorgorganisatie de centrale dagwaarneming. Oftewel: een aparte pool van basisartsen en verpleegkundig specialisten die de vragen uit alle regio’s telefonisch opvangen, triage doen en eventueel iemand laten uitrijden voor het beoordelen van een cliënt. “Dit zorgt ervoor dat de artsen die wél op locatie zijn, minder vaak gestoord worden door vragen van andere locaties”, legt Anja uit. “Waardoor ze rustiger kunnen werken, minder werkdruk ervaren én de hele werkwijze uniformer werd.” 

Afhankelijk van één collega

Toen Anja aan haar opdracht begon, was de centrale dagwaarneming net uitgerold. Naast haar werk als arts op een locatie in Noord-Holland, ging ze bij de dagwaarneming aan de slag. Ze werd ingewerkt door een collega. “Laat ik vooropstellen dat dat superfijn was. Ik liep een paar keer mee, kon die collega alles vragen en kreeg tips.”

“Nieuwe collega’s komen beter beslagen ten ijs met dit document”

Ook nieuwe medewerkers werden door dezelfde collega ingewerkt. “Niet heel efficiënt”, stelt Anja. “Die collega moest haar verhaal telkens opnieuw doen. Iedereen was afhankelijk van haar, terwijl zij op een gegeven moment ook weer weg zou gaan. Er was wel een inwerkdocument, maar dat waren slechts een paar pagina’s.” 

Wat je moet weten op de werkvloer

Er miste een overzichtelijk document met praktische handvatten over de werkwijze, belangrijke werkafspraken en informatie over klanten en collega’s. “Iets om erbij te pakken als je wat vergeten bent.” Voilà, dacht Anja, hier wilde ze haar tanden wel inzetten.  

Haar leidinggevende was enthousiast over het idee, net als haar manager bij TalentCare. Dat gaf haar een fijn duwtje in de rug. Ze schreef alles op wat nuttig was om te weten voor nieuwe medewerkers. Hoe bepaal je of een vraag een spoedzaak is of niet? Wie bel je? Wanneer laat je iemand uitrijden? Daar maakte ze een handige handleiding voor. Maar ook: hoe koppel je informatie terug? Hoe rond je dingen af? En hoe registreer je tijd?

Daarnaast verzamelde ze praktische informatie: de werkdagen van collega’s in verschillende regio’s, plus hun telefoonnummers. En tips om cliënten snel op te zoeken in het systeem. De input kwam niet alleen van Anja zelf, maar ook van collega’s. “Ik vroeg ze wat ze graag hadden willen weten en wat ze hadden gemist tijdens het inwerken.” 

Levend document

Het resultaat: een document van zo’n vijftien pagina’s. Daarnaast worden nieuwe medewerkers nog mondeling begeleid, benadrukt Anja. In totaal was ze zo’n vier dagen bezig met het document. Toevallig was er rond dezelfde periode iemand aangesteld om het hele inwerktraject onder de loep te nemen. “Dat was een mooie bijkomstigheid. We vulden elkaar goed aan: zij wist veel op organisatorisch vlak, ik had de medische kennis.”

“Met alleen signaleren verander je nog niks”

Deze collega maakte een powerpointpresentatie van Anja’s inwerkdocument, waar nieuwe collega’s makkelijk doorheen kunnen klikken. De presentatie wordt nog regelmatig aangevuld met up-to-date informatie, weet Anja. In de toekomst zal de dagwaarneming uitbreiden naar meer regio’s, waardoor er meer mensen ingewerkt worden en er dus ook meer informatie nodig is. 

Beter beslagen ten ijs

Ze kijkt terug op een eenvoudig verbeterinitiatief met veel effect. “Ik heb van veel oud-collega’s teruggekregen dat het document een houvast voor ze was. Ze komen beter beslagen ten ijs, beginnen met meer vertrouwen aan hun werk en ervaren meer werkplezier. Ervaren medewerkers hoeven op hun beurt minder tijd aan het inwerken te besteden en kunnen het document ook zelf gebruiken als naslagwerk.”

Zo zorgt het inwerkdocument voor een betere kwaliteit van zorg, waar ook cliënten baat bij hebben. “Zorgverleners kunnen immers sneller en met meer kennis aan de slag”, aldus Anja.

Het was jammer om mijn droom als anesthesist te laten varen. Ik vind het nog steeds een prachtige richting. Maar de opluchting die ik nu ervaar is groter. Nu zie ik weer perspectief voor de toekomst.” 

Eerste stap zetten

De zorgverlener had niet verwacht dat haar verbeterinitiatief zo enthousiast ontvangen zou worden, en al zo snel gebruikt zou worden. “Dat motiveert me. Ik zie best vaak iets wat anders kan op de werkvloer. Maar met alleen signaleren verander je nog niks – je moet iets dóen.”

Daarom kan ze ook iedereen adviseren: zet gewoon een eerste stap. “Gun jezelf een paar maanden om te wennen aan een werkplek, maar kijk al wel kritisch rond. Wat kan beter? Je hoeft echt geen baanbrekend idee te hebben, of jarenlange ervaring in de zorg. Ook kleine veranderingen kunnen veel verschil maken. Onderschat jezelf niet.” 

Betere zorg begint bij jezelf

Alle artsen en verpleegkundigen van TalentCare werken aan praktische, kleinschalige verbeterinitiatieven. Daarmee zorgen ze voor duurzame veranderingen op hun werkplek. Lees ook hoe ANIOS Marike bij haar werkplek de communicatie met haar Friese patiënten en collega’s verbeterde.

Michelle Verwijs

Coördinator Zorg

Michelle Verwijs

Meer weten?
Neem direct contact met mij op!

Wil jij net als Anja verschil maken in de zorg? Ik vertel je graag meer over het werken bij TalentCare.